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会计档案管理浅析

时间:2015-12-23 11:05 来源:第一论文网 作者:毕业论文 点击:
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。纳入会计档案管理的资料包括各种凭证、账簿、财务报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。
  1.绪论
 
  1.1会计档案的概念
  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。纳入会计档案管理的资料包括各种凭证、账簿、财务报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。
  1.2会计档案的内容 
  1.2.1 会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。 
  1.2.2 会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。 
  1.2.3 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
  1.2.4 其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
 
  2.会计档案的装订
 
  2.1会计凭证的装订
  经审核无误的汇总记账凭证或科目汇总表、记账凭证及所附原始凭证等会计凭证,应当按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册。装订会计凭证应当符合以下要求: 
  2.1.1 记账凭证汇总表及所附记账凭证、原始凭证装订为一册;不得将不同月份会计凭证合并装订。 
  2.1.2 原始凭证过大时,应当折叠装订,并保证装订后仍能展开查阅。原始凭证过小时,可在记账凭证面积内分开均匀粘贴。 
  2.1.3 对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,并在相关记账凭证上注明“附件另订”。不能装订在记账凭证之后的经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 
  2.1.4 装订前,应检查会计凭证及其附件是否齐全,编号是否连续,通过计算机输出的纸质凭证是否经过复核,与财务软件上的凭证是否完全一致。 
  2.1.5 装订后的凭证上不得留有大头针、曲别针、订书钉等。 
  2.1.6 装订成册的会计凭证,应加具封面、侧脊和封底,并在封面上写明单位名称、经济业务起止日期、年度、月份、起止凭证号、当月册数、本册册号、装订人员签章。凭证侧脊应注明年月、起止凭证号、当月册数、本册册号等以便查阅。 
  2.1.7 会计凭证封面纸质、颜色、字体和字号要统一规范。
 
  2.2会计账簿的装订
   账簿装订应满足以下要求:
  2.2.1 各类账簿装订平整、牢固;不得有折角、缺页、错页、掉页、夹空白纸现象。 
  23.2.2 各种账簿均应设置封面及扉页,载明账簿名称、年度、起止号、册号等内容。
  2.2.3 各类账簿封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范。 
  2.2.4 各类账簿的装订应根据企业相关制度规定,在指定期限内完成。
 
  2.3 会计报表的装订: 
   会计报表的装订应满足以下要求:
  2.3.1 装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,防止折角、缺页、错页、掉页现象; 
  2.3.2 封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范。
 
  2.4 其他类会计档案的装订
   银行存款余额调节表等其他会计档案,应当于年度终了,将按照时间顺序等方式装订成册,并加盖财务章。相关部门临时要求上报会计资料,形成档案,也应装订整齐,防止缺失。
 
  3.会计档案的保管
 
  企业应加强对会计档案的管理工作,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅、移交和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。出纳人员不得兼管会计档案。
 
  3.1 会计档案保管期限
  档案在会计机构保管期限
  会计档案按档案管理规定的要求应及时移交给本单位档案机构统一保管。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构移交本单位档案机构统一保管;无需移交的档案应由财务部门按照保管期限继续保管。未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。
 
  3.2 会计档案的借阅
  企业保存的会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,经财务部门负责人批准,办理登记手续后,可以外借、查阅或者复制,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案借阅应遵循以下原则:
  3.2.1 查阅程序
  3.2.1.1 查阅人必须填具档案查阅申请单,报部门负责人签字批准后方可查阅; 
  3.2.1.2 会计档案保管人根据财务负责人的审批意见,将查阅单位名称或人员、查阅初始时间、查阅目的和查阅或复印会计档案名称、卷号,填写在会计档案查阅登记清册相应栏内; 
  3.2.1.3 向查阅人提供会计档案,由查阅人在会计档案查阅登记清册借阅栏内签名并备注“查阅或复印”字样; 
  3.2.2 查阅人通常应在会计档案室内或其他指定地点查阅,不允许带出指定地点,如有需要在指定地点以外地方查阅,可报经相关部门领导审批,复印处理。
  3.2.3 查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案,档案管理员应登记收回日期。
  3.2.4 会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程,严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料。 
  3.2.5 向外单位提供原始凭证复印件时,必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信,报有关部门领导批准后,由档案管理人员复印交付借阅人。
 
  3.3 会计档案的安全
  档案室应选择在干燥防水的地方,远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材,室内经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀,同时室内应保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,以利查阅和防潮。档案室还应有适当的防盗设施,防止会计档案丢失泄露企业商业机密。
 
  4.会计档案的移交
 
  移交档案机构保管的会计档案,应当由会计机构按照会计档案案卷目录,编制会计档案移交清册。会计档案案卷目录应当列明移交会计档案的案卷号、案卷标题、起止年月、卷号、册数、张数、应保管期限、已保管期限以及移交凭证的起止凭证号、月册数和月册号等内容;会计档案移交清册应当列明移交会计档案的所属年度和总卷数,并分别列明凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料的卷数。如有需注释的其他情况,应当在清册的备注中说明。
 
  档案接管人按档案移交清册及案卷目录所列内容逐项核收(非纸质档案还需检验合格),移交部门和接管部门在移交清册上注明移交日期和接管日期并盖章,并由档案机构负责人、会计机构负责人(会计主管人员)、移交人、接管人、监交人在移交清册上签名或盖章。 
  5.会计档案的销毁
  5.1 销毁程序
  保管期满的会计档案,除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项外,可以按照以下程序销毁: 
  5.1.1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容; 
  5.1.2 由档案销毁小组研究讨论销毁意见,并由小组负责人在会计档案销毁清册上签署意见; 
  5.1.3 销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销; 
  5.1.4 监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告档案销毁小组。 
  5.2 特殊事项
  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。企业应当保存打印出的纸质会计档案。  
   会计档案管理是会计工作中不可或缺的部分,能够为企业提供历史数据以进行经济分析,在经济预测和经济决策中具有重要的作用,各企业应给予重视并切实执行好会计档案的管理工作。
 
参考文献
[1] 财政部.会计档案管理办法.档案局财会字第32号
[2] 温飙.论会计档案管理[C].财税金融
[3] 会计基础工作规范.财会[1996]19号

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