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做好毕业生人事档案管理工作浅析

时间:2015-12-23 11:09 来源:第一论文网 作者:毕业论文 点击:
毕业生人事档案是由学籍档案转变而来。这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体。一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导。
  毕业生人事档案是由学籍档案转变而来,是指大中专生毕业后,在其学籍档案中放入该生的报道证,然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构,这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体,它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此,管理好毕业生人事档案,对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。
 
  一、毕业生档案管理工作存在的问题
 
  毕业生人事档案虽然重要,但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看,都存在着一定的问题。
  (一)毕业生对人事档案不够重视
  随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松,“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破,并且随着市场经济的发展,工作中心的转移,特别是组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案的作用不大了,加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生,更是忘记了自己的档案,抱着一种要不要档案无所谓的态度,却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用,也给组织人事部门的管理带来了混乱。
 
  (二)档案管理手段相对落后
  目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主,整档工序繁琐复杂,加之每年都有新材料增加,档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动,使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理,也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来,没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
 
  (三)档案管理工作不规范
  管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和工作制度,在执行过程中也存在执行不严格的现象,没有把档案材料及时归档,导致了许多归档范围内的材料流失,破坏了人事档案的完整性;同时档案管理人员在管理上流于形式,只当档案“保管员”,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性。
 
  (四)缺少专业的档案管理人员
  长期以来,由于对毕业生人事档案的重要性认识不足,档案意识不强,没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用;对待档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”;管理人员不固定、不专业、不专职,一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识,仅仅是“看门保管”式管理。
 
  (五)档案利用率不高
  据国家人事部透露,在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中,有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测,在实现工作流动的人才中,约20%的人未携带人事档案,要么人、档分离,要么彻底弃置。
 
  二、做好毕业生人事档案管理工作的对策
 
  目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。
  (一)加强领导,完善制度,保证档案质量
  1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导,成立“毕业生人事档案工作领导小组”,并明确一名负责同志为组长,领导小组下设办公室,组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。
 
  2.健全制度。结合当地实际情况,建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查(借)阅、转递;管理人员责任和移交材料归档等制度,规范档案管理的利用;建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度,做到制度上墙,责任到人。
 
  3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动,及时表扬先进,并对不足的提出建议,认真整改。
 
  (二)强化宣传,重视管理,明确档案作用
  1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际,充分利用传媒渠道,广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育,使各级领导认识到,一个不重视人事档案管理的部门和单位,一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导,就不可能更多地发现人才、更好地使用人才,更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。
 
  2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育,做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,在改革开放的今天,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一,是用人单位举贤选能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要标准,即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
 
  (三)稳定队伍,提高素质,加大综合投入
  1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”,为此,必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定:每管理1000份档案配备一员专职档案员,严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关;不轻易调动他们的工作岗位,保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责,明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准,坚持用活机制,兑现各种奖惩。落实人员津贴,提高他们的工作积极性。
 
  2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流,探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识,以及新技术的学习和掌握。
 
  3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导,并且多请示汇报。同时做好咨询服务。
 
   4.落实必要经费。每年在单位的财务预算中,设定专项资金用于档案工作,确保档案工作按时顺利完成,并要解决库房,添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件,档案整理装订用具等设备。
 
  (四)与时俱进,更新手段,创新管理机制  
  1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。
 
  2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统,实施档案动态管理,利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应技术处理,将文字、图片甚至声像资料变成数据资料,使毕业生档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上,要积极创造条件,同全国各地联网,形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络,从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
 
  3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。
 
  4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式,改书本式档案为活页式档案,这样既可减轻装订档案的劳动强度,又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考,多动脑筋,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。
 
  (五)梳通渠道,开发信息,建立人才储备库
  1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容,选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息,统一输入到计算机,并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式,建立专门的毕业生人事档案信息资源库,作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。
 
  2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场,形成地方的人才品牌,利用多种渠道向社会宣传这一品牌,向各用人单位推销储备人才,充分做到人尽其才。利用市场运作,使我市人才资源配置更为科学、合理。
 
  (六)规范代理,提供服务,解除后顾之忧
  1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回,成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作,做到集中、统一和规范管理,在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。
 
  2.完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容,以增加其使用价值。
 
  3.加大代理力度。随着市场就业机制的实行,毕业生择业时间进一步延长,根据这种情况,应加大为广大毕业生实行人事代理的力度,使人事代理成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人代理”的基础上,积极向各高校联系,宣传人事代理政策,并制定对毕业生实行人事代理的优惠政策,对毕业生实行以学校为单位的“集体代理”,代理的内容进一步完善,对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位代理,彻底解除毕业生的后顾之忧。
 
  总之,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新,把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。
 
参考文献
1.刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28
2.董毓贵《浅谈医院人事档案代理制度存在的问题及其对策》《淮海医药》2000 年 8 月第 23 卷 第 4 期

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